Budget your time

Wie du deine Zeit effizient verwaltest – und das schaffst was du möchtest

Wenn du deine Arbeitszeit übersichtlich planen und nutzen möchtest, mach dir einen Plan. Nicht nur im Kopf, sondern auf Papier oder am Computer. Ich persönlich teile mir die Arbeitseinheiten in meinem Online-Kalender ein – so ist die Länge der Zeiteinheiten gut ersichtlich, ebenso freie Zeitfenster – und ich habe die Übersicht nicht nur im Büro, sondern auch unterwegs dabei. Aber von vorn...

Wie viel Zeit hast du verfügbar? Ich weiß, wenn man selbständig ist und für eine Sache brennt verbringt man gerne Tag und die halbe Nacht im Büro – aber in Sachen Work-Life-Balance macht es Sinn, auch ausreichend Zeit für Entspannung, Sport, Familie, ... zu haben.

Meine Arbeitszeit ergibt sich ganz leicht: Ich habe nämlich zwei kleine Kinder zuhause, während deren Anwesenheit es sich nicht oder nicht länger als in 10-Minuten Einheiten arbeiten lässt. Deshalb trenne ich das und bin vormittags im Büro, während sie im Kindergarten und Schule sind – und Nachmittag gehört meine Zeit den Jungs. Meine verfügbare ZEIT ist also Mo – Fr Vormittag, plus bis zu zwei Nachmittage pro Woche, wenn sie bei Oma und Opa sind.

In diese Zeit fällt auch meine persönliche „Frei-Zeit“ – also Sport, Erledigungen und Arzttermine. Bleiben also 2 ganze Arbeitstage von 8:30 bis 18:00 Uhr und zwei halbe Tage von 8:30 bis 12:30 Uhr. Das ist meine verfügbare ARBEITSZEIT.

Der Einfachheit halber rechne ich aber nicht in Stunden, sondern in ZEITBLÖCKEN – also ich habe pro Woche 6 Zeitblöcke á 4 Stunden zur Verfügung.

[ GRAFIK: verfügbare Zeiteinheiten ]

Was machst du den ganzen Tag?

Als zweiten Schritt überlegst du, welche Tätigkeiten zu erledigen sind. Vielleicht hast du dazu bereits Aufzeichnungen aus der Vergangenheit. Ansonsten empfiehlt es sich, mal 2-4 Wochen (oder länger) mitzuschreiben, welche Zeit du im Büro bzw. für Tätigkeiten verbringst, die mit der Arbeit zu tun haben. Und - Tipp: schreib auch die privaten Tätigkeiten und scheinbar nebensächliche Dinge mit, die ggf. in die Arbeitszeit fallen! Ich persönlich war zB. erstaunt, wie viel Zeit ich für Arzttermine - inkl. Fahrt- und Wartezeiten! - für mich und die Kinder benötige, obwohl wir kaum krank sind....!

Das Mitschreiben macht deshalb Sinn, weil du vermutlich viel Zeit mit Dingen verbringst, die du erfolgreich verdrängt hast. Ich meine Dinge wie: Rechnungen schreiben, Belege sortieren, Marketing-Aktivitäten planen, Telefonate mit Kunden und Lieferanten, Kaffeepause, Emails beantworten, im Facebook Surfen, private Telefonate, neue Dinge recherchieren, Mitarbeiter-Gespräche führen, Besprechungen, ....

Einteilung in Kategorien

Die Tätigkeiten werden dann in unterschiedliche Kategorien eingeteilt. Bei mir sind das zwei Hauptkategorien: „internes“ und „für Kunden“. So kann ich recht schnell das Verhältnis von verrechenbaren Stunden zu nicht verrechenbaren Stunden sehen. Interne Tätigkeiten werden bei mir immer GELB markiert, Tätigkeiten für Kunden (also direkt zu einem Job zurechenbare Zeiten) GRÜN.

Wie sieht das bei dir aus? Vielleicht arbeitest du ja für unterschiedliche Firmen, oder hast verschiedene Kategorien von Projekten, die du farblich unterschiedlich darstellen möchtest?

Zeitblöcke erstellen

Aus meinen Zeitaufzeichnungen errechne ich mir nun das Mittel – also wie viel Zeit benötige ich für welche Tätigkeiten bzw. wie möchte ich das in Zukunft einteilen. Hier geht es aber nur um Zeitblöcke für die grobe Zeiteinteilung. Bei mir sieht das so aus:

[ GRAFIK: verfügbare Zeiteinheiten in gelb und grün ]

Das dient mir als Ausgangsbasis für meine Zeiteinteilung.
In den ersten Wochen habe ich mir diese Grafik ausgedruckt und neben meinen Schreibtisch gehängt, um sie bei der Planung meiner Tage immer sichtbar zu haben. Nach ein paar Wochen hat man die dann im Kopf gespeichert und braucht sie nicht mehr permanent vor Augen zu haben.

Im Kalender ist die Unterteilung dann detailliert und konkret. Ich mache Einträge für jede einzelne Tätigkeit. Ich notiere den Namen des Kunden und was zu tun ist – zB. HOTEL ALPENBLICK – Preise Wintersaison aktualisieren lt. Mail 5.4.

Wenn ein Anruf zu erledigen ist und ich die Nummer nicht im Handy gespeichert habe, notiere ich mir Name und Nummer gleich dazu. Wichtige Notizen oder Fakten werden ggf. auch direkt beim Eintrag notiert – zb. wo ich die Unterlagen zum Job finde oder welche Öffnungszeiten der Arzt hat, damit ich bei der Erledigung so wenig wie möglich Administrations-Aufwand habe.

Wichtig: Im Kalender werden auch die „Termine“ für Sport, private Termine, Feiertage, Urlaub etc. eingetragen, damit man die tatsächlich verfügbaren Zeiteinheiten sieht. Jeweils in einer unterschiedlichen Farbe, damit alles übersichtlich bleibt. Und: Ja, auch „Sport“ hat bei mir einen Termin, sonst klappt das nicht. Es müssen hier also wirklich ALLE Tätigkeiten eingetragen werden. Auch, wenn man „nur“ mit dem Hund spazieren gehen möchte oder ein Kunde nächsten Mittwoch auf der Durchreise ist und sich „auf einen kurzen Kaffee“ angekündigt hat. Klar hat so was dann keine fixe Uhrzeit – aber es braucht trotzdem eine reservierte Zeiteinheit.

So habe ich jederzeit die Übersicht, was ich wann erledige – und wann noch Zeiteinheiten frei sind.

[ GRAFIK: iCal Wocheneinteilung ]

Unterschiedliche Kategorien haben übrigens – bei digitalen Kalendern –  zwei weitere praktische Vorteile:

1. Ich kann bei Bedarf die Einträge einer bestimmten Kategorie mit nur einem Klick ausblenden, wenn zb. ein Kunde vor meinem Computer sitzt und meine privaten Termine nicht sehen soll.
2. Einzelne Kalenderkategorien können mit Geschäftspartnern oder der Familie geteilt werden. So können diese die für sie wichtigen Termine direkt in ihrem Kalender sehen. Und zwar ganz automatisch synchronisiert.

Idee: Erledigtes ändert die Farbe.

Ich habe für die beiden Job-Kategorien INTERN (gelb) und KUNDENAUFTRÄGE (grün) jeweils auch eine hellere Farbe: hellgelb und hellgrün. Sobald ein Job erledigt ist und ich die tatsächlich benötigte Zeit in der Auftragsmappe eingetragen habe, wechsle ich die Farbe von grün auf hellgrün – und sehe somit auch gleich, was ich alles schon erledigt habe. Das gibt ein gutes Gefühl – und macht nachweislich auch zufriedener :-)

Idee: Kategorien im Organizer/Papierkalender

In einem Offline-Kalender könnte man die unterschiedlichen Kategorien zB. mit Einträgen in unterschiedlichen Stiftfarben realisieren oder die Tätigkeiten auf verschieden farbige Postits schreiben und einkleben.

Tipp: Ich habe auch eine eigene Farbe für Termine die nur angefragt, aber noch nicht fixiert sind. Sobald der Termin fix ist, ändere ich einfach die Farbe. So kann ich schnell sehen, ob ich hier bei Bedarf noch was verschieben kann – oder ob der Termin schon fix ist.

Mit dieser Einteilung klappt es zu 90%, dass ich alles schaffe, was ich mir vornehme. Wichtig dabei ist, auch Zeitpuffer einzuplanen. Also wenn ich 4 Stunden verfügbare Zeit habe, verplane ich davon nur 3 ½ Stunden. Der Rest füllt sich dann im Laufe des Tages meist „von selbst“, wenn Anrufe kommen, ungeplante dringende Arbeiten eintrudeln oder einfach, weil ich mal einen langsamen Tag habe.

Wenn man sich dabei einen ganzen Tag mit nur einer Tätigkeit beschäftigt, braucht man weniger Zeitpuffer. Wenn der Tag zerstückelt ist – also an einem Vormittag zB. 6 unterschiedliche Tätigkeiten zu erledigen sind, braucht man erfahrungsgemäß mehr Zeitpuffer: um Auftragsmappen zur Hand zu nehmen und wieder abzulegen, Unterlagen zu sichten, Dateien am Computer zu öffnen – aber auch, um gedanklich zwischen den Tätigkeiten zu wechseln.

Wobei du dich hier am besten am Pareto-Verhältnis orientierst: 80% der Zeit verplanen, 20% freilassen für Unerwartetes.

Jetzt bist DU an der Reihe! Schaff dir in deinem Kalender 4 Stunden Zeit, in der du dich dann hinsetzt und die Schritte der Reihe nach durchgehst. Mach es gewissenhaft, aber nicht zu detailliert. Am Anfang wird es nicht perfekt sein. Auch ich habe über einen Zeitraum von mehreren Wochen immer wieder mal getestet und nachgebessert.

Ist es für mich besser, wenn ich den Montag Vormittag komplett blocke, um die Emails zu beantworten und zu bearbeiten – oder besser jeden Tag eine Stunde? Die Stunde besser in der Früh zum Start des Arbeitstages, oder am Ende? Oder nur jeden zweiten Tag, dann aber 1-1,5 Stunden?

Bei mir hat es sich übrigens herausgestellt, dass es am effizientesten ist, die Emails jeden zweiten Tag zu bearbeiten – damit dazwischen zwei Tage bleiben, in denen ich mich wirklich vom Start des Arbeitstages an ganz konzentriert einem Projekt widmen kann. Emails fordern den Kopf, weil ganz verschiedene Anfragen auf einen zukommen – die dann ggf. auch noch danach im Kopf rumschwirren. Was es schwerer macht, sich auf eine andere Sache zu konzentrieren. Deshalb besser erst am Ende der Arbeitseinheit einplanen. Aber das nur am Rande – dazu werde ich in einem anderen Artikel noch schreiben...