"Von meinem iPad gesendet"
Wie geht eine professionelle E-Mail-Signatur?
Immer wieder bin ich erstaunt, wie wenig bewusst den Unternehmern die Wichtigkeit ihrer E-Mail-Signatur ist. Dass ein stimmiger Internetauftritt zu einem attraktiven, erfolgreichen Online-Auftritt beiträgt, ist allen klar. Aber die E-Mail-Signatur wird leider oft links liegen gelassen. Nicht selten lautet sie: "Von meinem iPad gesendet" – keine Spur von einem Firmenlogo oder einer Kontaktmöglichkeit. Kommt dir bekannt vor?
Alles kommuniziert.
"Man kann nicht nicht kommunizieren" sagt Paul Watzlawick. Auch wenn jemand nichts spricht, sondern nur vor sich auf den Boden starrt, kommuniziert das etwas. Genau so ist es auch in der Onlinewelt: auch wenn du keine Internetseite hast, sagt das etwas über dich aus. Auch, wenn du keine E-Mail-Signatur hast, sagt das etwas über dich aus. Kopf in den Sand stecken hilft hier also nicht.
Seid dir bewusst darüber, an welchen Stellen du Berührungspunkte mit deinen (zukünfigen) Kunden hast. Und präsentiere dich an diesen Punkten so, wie du erscheinen möchtest – zeig, was dich ausmacht.
Die Bestandteile einer professionellen E-Mail-Signatur
Eine professionelle E-Mail-Signatur enthält die folgenden Komponenten:
- dein Logo in dezenter Größe
- deinen Firmennamen / Namen
- die Postadresse
- Kontaktmöglichkeiten (Internetseite, Telefonnummer)
- ggf. Social-Media-Auftritte (Facebook, Instagram, ...)
- rechtlich nötige Daten (je nach Unternehmensform unterschiedlich – zB. Firmenbuchnummer, Firmenbuchgericht, ZVR, ...) und ev. Link zur Impressumsseite und Datenschutzerklärung
- falls du per Email auch Angebote raussendest: Link zu deinen AGB
Wenn du in einem größeren Unternehmen arbeitest oder eine sehr persönliche Dienstleistung anbietest, kann es schön sein, zusätzlich ein Portraitfoto von dir zu zeigen.
Nutze die Signatur für dein Marketing
Wenn du gerade eine spezielle Aktion hast, nutze die E-Mail-Signatur, um darauf hinzuweisen: zB. "Bis Ende des Monats noch 10% Rabatt auf das Kombi-Paket" oder "Wir suchen noch Lehrlinge in unserer Werkstatt!". Wenn du dazu eine Internetseite mit weiterführenden Informationen hast, verlinke diese.
Aber bitte übertreibe es nicht. Immer nur EINE Aktion pro Signatur. Und nur 1-2 Sätze, das reicht.
Generell: Die Signatur sollte niemals mehr Aufmerksamkeit auf sich ziehen wie die eigentliche Nachricht.
Und wie geht das?
Im Internet gibt es zahlreiche Anleitungen, wie du eine E-Mail-Signatur einrichtest. Suche dazu einfach nach "emailsignatur" und dem Namen deines E-Mail-Programms, also zB. "emailsignatur mac" oder "emailsignatur outlook". Gegebenenfalls musst du noch die Version deines Programms ergänzen, um zu passenden Ergebnissen zu kommen.
Hier die zwei gängigsten Optionen:
Die einfachste Möglichkeit ist, im E-Mail-Programm den gewünschten Text einzutippen und das Logo mit copy-paste einzukopieren. Geht schnell und ist einfach. Allerdings hast du hier keine / kaum Möglichkeit der Formatierung (Schriftart, Linkfarbe, fett, ...) und Anordnung der Elemente. Auch wird das Logo in diesem Fall bei jeder gesendeten E-Mail als Anhang mitgesendet. Das kann verwirren und ist unnötige Datenmenge, aber die meisten Empfänger können damit umgehen. Als Basis-Version ist diese Variante definitiv in Ordnung!
Die professionellere Möglichkeit ist die Erstellung einer html-Datei. Hier hat man mehr Gestaltungsmöglichkeiten und kann die Elemente beliebig anordnen, zB. den Text NEBEN dem Logo platzieren. Allerdings sollte man dafür html beherrschen. Die Grafikdateien wie Logo und ggf. Social Media Icons werden auf den eigenen Internetserver ausgelagert. Im Anhang der Email ist nichts Unnötiges zu sehen.
Ich kann hier leider keine allgemein gültige technische Anleitung geben, weil die Erstellung in jedem E-Mail-Programm anders funktioniert. Und jedem Betriebssystem. Und manchmal sogar in jeder Programmversion. Deshalb: selbst recherchieren wie oben erwähnt – oder mich kontaktieren für individuelle Beratung und Unterstützung.
Bitte vergiss auch nicht, die selbe Signatur für ALLE deine Geräte zu verwenden. Sie sollte auf dem Standcomputer gleich aussehen wie auf dem Laptop wie auch auf dem iPad oder Tablet. Der Empfänger sollte optimalerweise nicht merken, von welchem Gerät die Nachricht gesendet wurde. Das Erscheinungsbild sollte überall gleich sein.
Und – um auf meine Einleitung zurückzukommen: Falls unter deinen Emails "Von meinem iPad / iPhone gesendet" steht: bitte jetzt sofort das Gerät zur Hand nehmen, die E-Mail-Einstellungen öffnen und bei "Signaturen" den entsprechenden Satz löschen. Oder: gleich eine passende Signatur anlegen! Ich hoffe, ich konnte dir einen Denkanstoß geben und wünsche: Gutes Gelingen!
Brauchst du Hilfe bei der Erstellung deiner E-Mail-Signatur?
Melde dich gerne und ich begleite dich zu deiner professionellen Signatur auf allen deinen Geräten.
Wer?
Über die Autorin
Karin Lutz ist Spezialistin für authentische Online-Auftritte. Seit über 20 Jahren unterstützt sie Unternehmer dabei, ihre Strahlkraft zu finden, diese in die digitale Welt zu übertragen – und ihr DIGITALES DU in voller Größe im Internet abzubilden. Sie findet: nur wer optimal sichtbar ist, zieht die passenden Wunschkunden an!